最容易犯错的Excel十大小技巧,你中枪了几个?

大名鼎鼎EXCEL江湖上谁人不知,哪个不晓呀,即使你没见过EXCEL,也见过数据在跑吧?可惜的是,经常用EXCEL表哥表妹,甚至操作六七年的江湖老手,或多或少还是犯了些操作上的小错误,不应该呀不应该。下面,列举一些在EXCEL操作上常见的一些普遍现象,你认为哪种操作最搞笑?大家来排个名吧?


1.移动选择


打开一个表,想要查看最后一行是第几行,很多童鞋都是一直按方向箭,或者不厌其烦拖动滚动条,这是一个非常不好的习惯,得改。童鞋,还记得键盘上的CTRL+DOWN吗?可以快速跳转到该列数据末尾处,还有CTRL+HOME,跳转到A1,CTRL+END,跳转到最后一个单元格,另外,CTRL+A全选,CTRL+SHIFT+DOWN,选择当前到该列的数据末尾处,掌握这几个快捷键,显著提高操作速度,让你飞一般的感觉。


2.特殊选择


当你需要选择很多不连续的空白单元格,你想把这些全部选中,非常耐心的按住CTRL一个个点完,不小心最后一个多点了一个,MLGBD,气吐血。F5或CTRL+G,你的眼界变大了,EXCEL变小了,更让你惊喜的是,哇塞,里面还能找“对象”。


3.清除格式


遇到一个单元格有加粗,倾斜,边框,填充颜色,字体颜色等等,如何快速清除其中的格式呢?很多童鞋都是按上述操作一个个再点一遍还原,或者用格式刷,找一个空单元格这样刷一下,如果一不小心空单元格有格式,还是会把格式刷过来。建议点击【开始】选项卡,然后在【编辑】组中,找到一个橡皮擦图标,点击右边有个下拉列表,找到【清除格式】,如果认为这样三步操作有点麻烦,可以找到【清除格式】图标,然后右击,【添加到快速访问工具栏】,以后在EXCEL最上方快速访问工具栏将出现按钮,如果觉得还不方便,可以做一个宏,以后按一个键就可以清除格式。


4.剪切粘贴


如果需要把A1:A10与B1:B10对调位置,你是不时这样操作?先把A1:A10剪切,粘贴到C1,挪出位置,我再把B1:B10剪切,粘贴到A1,再把C1:C10的数据剪到到B1,剪切粘贴,剪切粘贴,再剪切粘贴,三次剪切粘贴搞定了吧?把A1:A10选中,鼠标放在四周,按SHIFT键拖动到B列与C列之间,出现竖的I型虚线,放掉,该放手时就放手。这样位置对调了,初学者表示难以操作,很有技术含量的,如果你平时EXCEL用得太少,建议果断放弃,那还是多做几次剪切粘贴吧,运动有助健康。

5.填充序列


如果想做一个排班表,需要将2013-1-1到2013-12-31的日期输入到EXCEL中,并且跳过周六周日。一个一个的手动录入日期要抓狂吧?大多用户在A1输入2013-1-1,然后右下角一直往下拖动,一不留神拉过头了,再把多余的删除,然后在MOD呀,IF呀,WEEKDAY呀,排序呀,筛选呀,反正是把周六周日给找出来再删除,……终于搞定了,累得满头大汗,啧啧,一个上午就过去了。怎么样操作比较快呢?可以在A1输入2013-1-1,然后点击【开始】选项卡,然后在【编辑】组中,找到【填充】,在出现的下拉列表中选择【序列】,序列产生在列,类型选择日期,日期单位为工作日,步长值为1,终止值为2013-12-31,只要十秒钟搞定。顺便说一下,国定节假日是没办法自动去除,这事规国务院管。

6.选择性粘贴


如果A列数据需要更新数据,比如,价格要全部打九折,80%的用户是插入辅助列,输入公式=A1*0.9,然后拖动填充,再复制到A1中,再变为值,再将辅助列删除。利用选择性粘贴的运算功能可以快速处理这类问题,在一个空白单元格输入0.9,然后复制,再选择需要更新的列,右击【选择性粘贴】,在运算组中,选择【乘】,然后确定。


7.按行排序


排序的时候如果想要按行排序,你会不会这样做,复制,到另一个空白单元格,转置,再排序,排序完之后再剪切转置粘贴回来。其实,排序里可以按行排序。【数据】,选择【排序】,选择【选项】,方向中选择【按行排序】。


8.按年按月汇总


两列数据,一列为日期,一列为数量,需要按年按月汇总数量,怎么达到目的呢?曾经看到有人在日期右边插入一列,用Year计算出年份,然后再插入一列,用Month计算出月份,然后再一个个筛选,再进行汇总,当时我就震惊了,哎,不会透视表伤不起呀。如果选择数据,点击【插入】,【数据透视表】,只需将日期拖放在行标签中,数量拖放在值标签中,然后在数据透视表日期列中右击,创建组。


9.删除重复项


删除重复的项目,以前都这样做,先排个序,然后做分类汇总,再将隐藏的单元格得到出来,替换掉多余的“汇总”两个字。我勒个去,够忙活一阵子了。自从有了删除重复项这个功能,删除只在一瞬间。【数据】,选择【删除重复项】,手起刀落,立马见效。


10.处理错误值


使用VLOOKUP函数,如果查找值在查找范围中不存在,将出现#N/A错误,初学者看不懂,,最好是显示为“查找不到”或是显示为空,各位,看好了,先复制,选择性粘贴,值,然后我用替换,将#N/A 替换为“不存在”,这样操作的有木有?推荐使用IFERROR函数,公式短,见效快,还没副作用。

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