掌握这些excel数据输入技巧,你还会飙泪吗?

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一、善用TAB与Enter数据输入技巧


 

在Excel中输入数据时,小伙伴们是不是右手顾着鼠标,眼睛来回盯着要输入的数据和电脑屏幕,左手在键盘上找着要输入的按键,每输入一个数据,都先用鼠标点击要输入的单元格激活,然后输入数据?


 

如果是这样输入的话,那你就OUT了。要输入的数据比较多,使用这么低效率的输入方式,那不是要哭晕的节奏吗T_T。偷偷告诉小伙伴们一个数据输入的小技巧,单元格完成输入后按Tab键可以跳到下一单元格继续输入,到达最右侧单元格完成输入后按Enter键,自动跳转到下一行起始输入位置。数据输入从此嗖嗖快,麻麻再也不担心我要加班了。


 

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二、日期格式设置

 


 

在输入日期这件事上,诸如20150703、2015.7.3、XXXX年XX月XX号这种Excel无法识别的山寨格式,简直逼疯处女座的节奏。正确的姿势应该是酱紫的:(XXXX年)X月X日、(XXXX/)XX/XX、(XXXX-)XX-XX,括号部分省略则默认输入当前年份。怎样,今天涨姿势了吗?


 

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三、快速输入当前日期与时间

 


 

在小编Excel还很菜的时候,每次在需要输入当天日期及时间记录出勤、签到日期的时候,都是翻看下日历,在心里默念着日期,然后用键盘输入。后来才知道可以用“Ctrl+;”快速输入当前日期,“Ctrl+Shift+;”快速输入当前时间,用“Ctrl+;”输入当前日期后按空格键 再按“Ctrl+Shift+;”可以组合输入当前日期与时间。不说了,想想都是泪T_T。


 

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四、0开头的数字输入技巧

 


 

小伙伴们在输入固话电话号码的时候,有没有出现过0开头的电话号码怎么都输入不了的情况?


 

需要输入零开头的电话号码,由于默认是常规格式,区号0开头自动默认是数值,将0自动去除。先输入“'”符号(半角符号,最简单的就是输入法调成英文输入状态),再输入电话号码就可以了。或者,直接将单元格设置成文本格式后,再输入电话号码。这样欧拉!


 

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五、输入身份证号码的技巧

 


 

工作中,我们经常需要在员工信息表输入身份证号码,会默认变成科学计数法输入,而且后三位变成零了,这是咋回事呢?


 

在Excel中,输入超过11位数字时,会自动转为科学计数的方式。身份证号码长度都超过11位数字,这时候要输入身份证号码,就需要用文本格式输入。输入前加“‘”;或者设置为文本本格式后再输入。(参照【0开头的数字输入技巧】】)这里再介绍一个小技巧,设置为文本时,可以用Ctrl+1(不是小键盘那边的1哦)快速进行“设置单元格格式”设置,自定义输入“@”,这样就代表是文本格式了。会了吗?


 

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六、数据有效性输入不出错

 


 

昨天后台有小伙伴留言说上班昏昏欲睡不小心输错信息了,然后挨骂了T_T。要是能在输入时提示要输入的内容,限制输入范围防止输入有误就好了,不知道有没有什么方法?


 

哈哈,当然可以啦,可以用数据有效性,轻松解决这样的问题啊。在“数据——数据有效性”中,设置选项卡下设置允许输入的内容,可以是数值、日期、文本序列等围;然后,输入信息选项卡下输入提示的信息内容,这样就可以在输入时提示输入内容,输入有误时禁止输入并提示输入有误。对于上班昏昏欲睡的吃货,最有效的提示内容肯定是北京烤鸭、油焖大闸蟹……。话说,晚上都干嘛去了→_→,早点睡养足精神才是正途啊,骚年。


 

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七、自定义数字格式

 


 

阅读各种报表时,最让人头疼的是没有单位,有木有!同意的举手,我看见了一片手的森林。


 

普通青年一般会直接在字段名称后面加上单位;文艺青年可以这样做,选中数据区域——Ctrl+1设置单元格格式——自定义类型添加“单位”,选中的数字不仅加上了单位,而且神奇的加减乘除等运算结果仍带有单位。学会文艺青年数字加单位装逼范,不做2B青年没有单位让人烦!


 

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八、自动填充快速输入

 


 

曾经看到过办公室小白在填表的时候,要输入1-100的序号,然后从1一直输入到100,一直输入到下班后才走……额哼,这种认真工作的态度还是值得肯定的。但是下班还有约会啊,输不完约会要迟到了怎么办?


 

快来试试利用自动填充吧,可以实现快速输入,大大减少了重复输入工作。把光标靠近单元格右下角,变成黑十字形,按住鼠标左键向下拖动,excel自动就完成了序列填充。对于日期可按天、工作日、月、年选择填充方式。


 

用过自动填充的小伙伴会发现一个问题,为什么拖动自动填充了还是原来的数值,只是复制了并不是自己要的填充序列?可以先在下一个单元格输入下一个要填充的数值,然后两个单元格一起选中填充,这样就能实现按自定义间隔填充了。学会这一招,再也不用工作到下班了,可以早早完成工作等着下班约会啦。


 

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